Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Samdrift Sverige AB ("Samdrift", "vi", "oss") är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter du lämnar när du skapar ett konto och använder Samdrifts tjänst. Vid frågor om hur vi hanterar dina uppgifter, kontakta oss på info@samdrift.se.

2. Vilka uppgifter vi samlar in

Vi samlar in följande kategorier av personuppgifter:

• Kontouppgifter — Namn, e-postadress och lösenord (lagras som en säker hash, aldrig i klartext).
• Föreningsuppgifter — Föreningsnamn, organisationsnummer, adress och relaterad information som anges av styrelsemedlemmar.
• Medlemsuppgifter — Namn, adresser, personnummer, e-postadresser, telefonnummer, fastighets- eller andelsinformation samt betalningshistorik. Dessa uppgifter registreras av föreningens styrelse.
• Ekonomiska uppgifter — Fakturor och betalningshistorik som hanteras inom plattformen. Samdrift tar inte emot kortbetalningar och inga kortuppgifter lagras.
• Användningsdata — Sidvisningar och anonyma produkthändelser (till exempel en påbörjad provperiod) som samlas in via Umami, som vi driver på våra egna servrar i Finland (integritetsvänligt, utan cookies, inga personuppgifter samlas in), samt felrapporter via Sentry.
• Kommunikationsdata — Meddelanden som skickas via vårt supportformulär eller via e-post.
• Leveransdata — En e-postadress som vår e-post varaktigt inte går fram till, eller vars mottagare har markerat vår e-post som skräppost, och när det hände. AhaSend, vår e-postleverantör, rapporterar detta till oss.

3. Rättslig grund för behandling

Vi behandlar personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder enligt GDPR:

• Fullgörande av avtal (art. 6(1)(b)) — Behandling som är nödvändig för att tillhandahålla tjänsten till dig.
• Berättigat intresse (art. 6(1)(f)) — Förbättring av tjänsten, säkerhet och att vår e-post går fram.
• Rättslig förpliktelse (art. 6(1)(c)) — Krav enligt bokföringslagen.
• Samtycke (art. 6(1)(a)) — Nyhetsbrevsprenumeration.

Den offentliga föreningskatalogen

Våra offentliga föreningssidor visar registeruppgifter som Bolagsverket och Statistiska centralbyrån (SCB) publicerar om föreningar: namn, organisationsnummer, juridisk form, säte och postadress. Vi publicerar inte styrelseledamöter eller andra privatpersoner, och vi utelämnar postadressens c/o-rad eftersom den oftast anger en privatperson.

En förenings postadress är ibland en privatbostad. Vi visar den med stöd av berättigat intresse (art. 6.1 f), så att föreningar kan hittas och nås. Om du vill invända, eller rapportera ett fel, kontakta oss på info@samdrift.se.

4. Hur vi använder dina uppgifter

• Tillhandahålla och driva Samdrifts tjänst
• Fakturera abonnemang via Fortnox
• Skicka tjänsterelaterade meddelanden (transaktionsmeddelanden)
• Förbättra tjänsten och åtgärda problem
• Uppfylla rättsliga förpliktelser

5. Datadelning och underbiträden

Vi delar personuppgifter bara med de tjänsteleverantörer som behövs för att tillhandahålla tjänsten. Vi säljer aldrig dina personuppgifter.

Underbiträden

Underbiträdena nedan behandlar personuppgifter för föreningens räkning enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal. Det är den här listan som avtalets punkt 7 hänvisar till.

Samdrifts egna mottagare

Mottagarna nedan tar emot personuppgifter som Samdrift är personuppgiftsansvarig för. Underbiträdena ovan behandlar också Samdrifts egna uppgifter, till exempel användarkonton och BankID-signaturen när du gör anspråk på en förening.

Kartor

Vissa sidor visar en karta. När en karta laddas hämtar din webbläsare den direkt från kartleverantören och skickar din IP-adress och det område eller den adress som kartan visar till leverantören.

Offentliga föreningssidor och mötessidor som visar en plats bäddar in en karta från Google Maps. Google får också adressen till vår webbplats. På en mötessida är det föreningen som har angett adressen som kartan visar. Google Ireland Limited och Google LLC behandlar uppgifterna som självständiga personuppgiftsansvariga enligt Googles integritetspolicy.

Kartorna i en förenings register hämtar kartbilderna från OpenStreetMap, som drivs av OpenStreetMap Foundation i Storbritannien, och satellitbilderna från Esri i USA. Esri är certifierat enligt EU-US Data Privacy Framework.

6. Personuppgiftsbiträdets roll

När en föreningsstyrelse registrerar medlemsuppgifter i Samdrift är föreningen personuppgiftsansvarig och Samdrift agerar som personuppgiftsbiträde på deras uppdrag. Vårt personuppgiftsbiträdesavtal beskriver villkoren för hur vi behandlar uppgifter på ditt uppdrag.

7. Internationella överföringar

Dina uppgifter lagras främst inom EU: i Finland och Tyskland (Hetzner och Sentry), i Sverige (TIC Identity och Fortnox) och hos vår e-postleverantör AhaSend inom EU.

OpenAI, Cloudflare och Esri finns i USA. För dem förlitar vi oss på EU:s standardavtalsklausuler (SCCs) och, där det är tillämpligt, EU-US Data Privacy Framework. OpenStreetMap Foundation finns i Storbritannien, som EU har bedömt ger ett adekvat skydd för personuppgifter. Google kan föra över de uppgifter som Google tar emot via kartor till USA. Google LLC är certifierat enligt EU-US Data Privacy Framework.

8. Datalagring

• Aktiva konton — Uppgifter sparas under hela din prenumerationsperiod.
• Efter uppsägning — Uppgifter raderas inom 30 dagar, utom där lagstadgad lagring gäller (t.ex. räkenskapsmaterial som sparas i 7 år enligt bokföringslagen).
• Säkerhetskopior — Rensas enligt ett rullande schema.
• Leveransdata — En adress som vår e-post inte går fram till sparas så länge vi inte skickar till den. En markering som skräppost sparas i 12 månader. AhaSend spärrar också sådana adresser själv: en adress som vår e-post inte går fram till i 30 dagar, och en adress som markerats som skräppost tills vi häver spärren, vilket vi bara gör om mottagaren ber om det.
• Nyhetsbrev — Din adress och när du gav och återkallade ditt samtycke sparas medan du prenumererar och efter att du har avslutat prenumerationen, så att vi inte mejlar dig igen. Hör av dig om du vill att den raderas. En adress som aldrig bekräftas raderas efter 7 dagar.

9. Dina rättigheter

Enligt GDPR (artiklarna 15–22) har du rätt att:

• Få tillgång till de personuppgifter vi har om dig
• Rätta felaktiga uppgifter
• Begära radering av dina uppgifter
• Begränsa behandlingen
• Dataportabilitet
• Invända mot behandling

För att utöva dina rättigheter, kontakta oss på info@samdrift.se eller använd relevanta funktioner i dina kontoinställningar. Du har även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

10. Cookies

Samdrift använder enbart nödvändiga cookies (sessionshantering och CSRF-skydd). Vi använder inga spårningscookies. Vårt analysverktyg, Umami, är helt utan cookies. Eftersom vi enbart använder nödvändiga cookies krävs ingen cookie-banner enligt ePrivacy-direktivet.

Inbäddade Google-kartor sätter inga cookies. Om du är inloggad på ett Google-konto kan din webbläsare dock skicka de cookies som Google redan har satt.

11. Barn

Samdrift riktar sig inte till barn under 18 år. Kontoinnehavare måste vara minst 18 år, eftersom de agerar på uppdrag av juridiska personer.

12. Ändringar av denna policy

Vi meddelar dig via e-post minst 30 dagar innan väsentliga ändringar av denna integritetspolicy träder i kraft.