Bokföring i ideell förening — vad krävs?

Många kassörer i ideella föreningar bär på en oro för att göra fel i bokföringen. Den oron är oftare för stor än för liten — men den bygger på att svaret är svårhittat, eftersom reglerna ligger utspridda hos Bokföringsnämnden, Skatteverket och Bolagsverket.

Här är beslutsträdet samlat på ett ställe.

Test 1: är föreningen bokföringsskyldig?

Bokföringslagen (1999:1078) räknar upp ideella föreningar bland de juridiska personer som är bokföringsskyldiga i den utsträckning lagen anger (2 kap. 2 §). Tre situationer utlöser skyldigheten:

1. Tillgångarnas värde överstiger en och en halv miljon kronor. Bokföringsskyldigheten inträder från bildandet om tillgångarna då överstiger gränsbeloppet, eller från och med det kalenderår vid vars ingång värdet överstiger det. Den upphör om värdet vid utgången av de tre senaste räkenskapsåren varit lägre.
2. Föreningen bedriver näringsverksamhet. Då är föreningen bokföringsskyldig oavsett tillgångarnas värde. Café, uthyrning, försäljning och sponsring är typexempel — även när överskottet går till verksamheten.
3. Föreningen är moderföretag i en koncern.

Notera att samma paragraf också räknar upp samfällighetsföreningar enligt 17 § lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter — reglerna nedan gäller alltså i stor utsträckning även dem.

Utanför alla tre? Då finns ingen bokföringsskyldighet enligt lagen. Men läs stadgarna: många föreningar har ett eget krav på redovisning och revision, och det kravet gäller ändå. Och oavsett vad lagen säger behöver en kassör kunna visa medlemmarna vart pengarna tagit vägen.

Test 2: löpande bokföring

Är föreningen bokföringsskyldig gäller bokföringslagen fullt ut:

• Alla affärshändelser bokförs, med verifikation för varje.
• Kontanta in- och utbetalningar bokförs senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser så snart det kan ske.
• Kontantmetoden. Ett företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor får dröja med bokföringen tills betalning sker. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras (5 kap. 2 § BFL). Det är den regel som gör att en liten förening kan bokföra när pengarna rör sig i stället för när fakturan kommer.

Test 3: hur året avslutas

Här avgör storleken vilken nivå som gäller:

Årsredovisning krävs om föreningen uppfyller mer än ett av dessa villkor under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren:

• medelantalet anställda har uppgått till mer än 50,
• redovisad balansomslutning har uppgått till mer än 40 miljoner kronor,
• redovisad nettoomsättning har uppgått till mer än 80 miljoner kronor.

I praktiken: nästan ingen vanlig ideell förening når dit.

Årsbokslut är huvudregeln för övriga bokföringsskyldiga föreningar. Mindre föreningar får upprätta förenklat årsbokslut enligt Bokföringsnämndens regelverk — det är den nivå de flesta hamnar på.

Osäker på vilken nivå ni ligger? Bokföringsnämnden har en vägledning särskilt för ideella föreningar, och den är skriven för läsare utan redovisningsbakgrund.

Arkivering: sju år

Räkenskapsinformation ska bevaras i sju år. Det gäller verifikationer, bokföringen, årsbokslutet och sådant som behövs för att förstå bokföringen — även när materialet är digitalt.

Praktiska följder som ofta missas:

• Kvitton från en privat inkorg är räkenskapsinformation, inte privat post.
• Bankkontoutdrag ska gå att ta fram i sju år — byter föreningen bank, spara historiken innan kontot stängs.
• Materialet ska hållas tillgängligt i Sverige under hela bevarandetiden.
• En avgången kassör kan inte ta med sig arkivet hem. Se till att det följer med vid överlämningen — se Ordförande, kassör, sekreterare: vem gör vad.

Vad revisorn behöver från kassören

De flesta ideella föreningar har förtroendevalda revisorer snarare än auktoriserade. De behöver ändå ett ordnat underlag för att kunna göra sitt jobb — och det jobbet omfattar både räkenskaperna och förvaltningen. Se Ansvarsfrihet och revisorernas granskning.

Lämna över:

• bokföringen för hela året, avstämd mot bankkontot,
• verifikationerna, sorterade och sökbara,
• årsbokslutet eller det förenklade årsbokslutet,
• styrelsens protokoll,
• underlag för större poster: avtal, offerter, beslut,
• föregående års bokslut för jämförelse.

Ge dem tid. Ska revisionsberättelsen hinna bli klar före stämman måste materialet vara framme i god tid — i normalstadgarna för samfällighetsföreningar är fristen tre veckor före ordinarie stämma, och en liknande framförhållning är rimlig i en ideell förening.

En kontoplan som räcker för de flesta

En liten förening behöver inte BAS-kontoplanen i sin helhet. Det här räcker långt, och gör att bokslutet går att göra på en kväll:

Intäkter: medlemsavgifter, deltagaravgifter, bidrag, försäljning, sponsring, räntor.

Kostnader: lokal, material och inköp, arvoden och ersättningar, resor, försäkring, bank- och administrationsavgifter, aktiviteter, avskrivningar.

Balans: bankkonto, kassa, kundfordringar, inventarier, leverantörsskulder, eget kapital, ändamålsbestämda medel, och vid årsbokslut förutbetalda medlemsavgifter.

Två poster är värda extra omsorg. Medlemsavgifterna följer bokslutsnivån. I ett förenklat årsbokslut redovisas en medlemsavgift som intäkt när den betalas, och en obetald avgift tas inte upp som kundfordran (punkterna 6.48 och 7.1 i BFNAR 2010:1). I ett vanligt årsbokslut fördelas avgiften över den period den avser (punkt 5.41 i BFNAR 2017:3); där är förutbetalda medlemsavgifter — avgifter som avser nästa år men betalats i år — den vanligaste periodiseringsmissen. Och ändamålsbestämda medel, alltså pengar som givits eller beslutats för ett bestämt syfte, ska gå att följa separat; annars är det omöjligt att visa att de använts som avsett.

Vanliga frågor

Vi omsätter 60 000 kronor om året. Måste vi bokföra? Bara om något av de tre testerna slår till — tillgångar över 1,5 miljoner kronor, näringsverksamhet eller koncernmoderskap. Annars styr stadgarna. Ordnad kassabokföring är ändå det som gör att någon vill ta över efter dig.

Räknas medlemsavgifter som näringsverksamhet? Nej, medlemsavgifter i sig är inte näringsverksamhet. Försäljning av varor och tjänster är det.

Måste vi ha auktoriserad revisor? Bara vid de storlekar som utlöser krav på årsredovisning och revision. Vanliga föreningar klarar sig med förtroendevalda revisorer, om inte stadgarna säger annat.

Vad händer om vi inte bokfört på flera år? Har bokföringsskyldighet förelegat är det allvarligt, och åsidosatt bokföringsskyldighet kan vara straffbart. Rekonstruera vad ni kan från kontoutdrag, lägg fram läget öppet för revisorerna och stämman, och ta hjälp av en redovisningskonsult för de år som saknas.