Kallelse till föreningsstämma — tider och innehåll

Sök på kallelsetid och du får ett bestämt svar: sex till fyra veckor. Det svaret gäller ekonomiska föreningar. För en samfällighetsförening står tiden någon annanstans — i era egna stadgar — och att förväxla de två är ett av de vanligaste formfelen inför en stämma.

Här är vad lagen faktiskt kräver, var tidsfristen står, och vad som händer om kallelsen blir fel.

Vem kallar

Styrelsen kallar till föreningsstämma. I kallelsen ska de ärenden anges som ska behandlas på stämman (47 § lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter, SFL).

Om styrelsen inte kallar till ordinarie stämma i enlighet med stadgarna, ska länsstyrelsen på ansökan av en medlem kalla till föreningsstämma. Och begär minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar en extra stämma, har de rätt att få den — det är alltså ingen fråga som styrelsen fritt disponerar över.

Var kallelsetiden står

SFL anger ingen tidsfrist i veckor. I stället ska stadgarna innehålla uppgift om det sätt på vilket kallelse till föreningsstämma ska ske och hur andra meddelanden ska komma till medlemmarnas kännedom (28 § SFL).

I Lantmäteriets normalstadgar är det § 14, formulerad som en lucka föreningen själv fyller i: "Kallelse ska ske senast ___ veckor före föreningsstämman." Många föreningar har fyllt i två veckor, andra fyra. Det som gäller för er är det som står i era registrerade stadgar — inte vad som är vanligast.

Så här kontrollerar ni saken en gång för alla:

1. Ta fram föreningens registrerade stadgar. Vet ni inte var de finns: Hitta er förening i samfällighetsföreningsregistret.
2. Läs paragrafen om kallelse — både tiden och sättet (brev, e-post, anslag, webbplats).
3. Skriv in datumet i årshjulet, baklänges från stämmodatumet.

För en ideell förening gäller samma princip: kallelsetiden följer av stadgarna. För en ekonomisk förening finns däremot lagreglerade tider — kallelse tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman, med möjlighet att i stadgarna föreskriva senare kallelse, dock senast två veckor före. Det är den regeln som ofta felaktigt citeras för samfällighetsföreningar.

Vad kallelsen ska innehålla

Lagens minimikrav är att ärendena anges (47 § SFL). Normalstadgarna preciserar och lägger till: i kallelsen ska anges tid och plats för stämman, vilka ärenden som ska förekomma, samt uppgift om var de handlingar som anges i § 13 finns tillgängliga.

De handlingarna är förvaltningsberättelsen, revisionsberättelsen och utgifts- och inkomststaten. En kallelse som inte talar om var de finns uppfyller alltså inte normalstadgarnas krav, även om tiden hållits.

En praktisk checklista:

• tid och plats (och uppkopplingsuppgifter om stämman hålls digitalt),
• fullständig dagordning — se Dagordning för årsstämman,
• var förvaltningsberättelse, revisionsberättelse och stat finns tillgängliga,
• förslag som kräver kvalificerad majoritet, tydligt utpekade,
• inkomna motioner med styrelsens yttrande,
• uppgift om hur ombud och fullmakt hanteras.

Ärendena styr vad stämman får besluta om. Ett ärende som inte angetts i kallelsen kan normalt inte avgöras på stämman. Det är därför punkter som "övriga frågor" inte kan användas för beslut — informationspunkter, ja; beslut, nej.

Hur kallelsen får skickas

Sättet står i stadgarna. Vanliga varianter är brev, e-post, anslag i föreningens anslagstavla eller publicering på webbplats — ofta i kombination.

Två saker att tänka på:

• Håll er till det stadgarna säger. Har föreningen brev i stadgarna räcker det inte att mejla, hur praktiskt det än är. Vill ni gå över till e-post är vägen en stadgeändring, som beslutas av stämman och anmäls för registrering.
• E-postutskick är personuppgiftsbehandling. Skicka inte kallelsen med alla adresser synliga i mottagarfältet. Se GDPR i medlemsregistret.

Sedan lagändringen som tillåter digital stämma vid extraordinära omständigheter får stämman hållas digitalt oavsett vad stadgarna säger, om sådana omständigheter kräver det (47 § SFL). Det är en undantagsregel — inte ett generellt fritt val.

Räkna baklänges från stämmodatumet

Kallelsen är sällan det som fallerar först — det är underlaget som inte hinner bli klart. Ett schema som fungerar för en förening med tvåveckorsfrist och stämma i maj:

Fristerna i mitten kommer från stadgarna, inte från lagen — kontrollera era egna och skriv in datumen i årshjulet en gång, så slipper ni räkna varje år.

Om kallelsen blivit fel

Punkt 4 på normalstadgarnas dagordning är prövande av om stämman blivit behörigen sammankallad. Den punkten finns just för det här.

• Ingen invänder och alla är närvarande. I praktiken läks brister ofta genom att stämman enhälligt godkänner sammankallandet.
• Någon invänder. Då är risken att beslut som fattas kan angripas. Att skjuta upp stämman och kalla om är nästan alltid billigare än att få ett uttaxeringsbeslut underkänt.
• Uttaxeringen är särskilt känslig. Klandertalan mot uttaxering ska väckas inom fyra veckor från den dag debiteringslängden lades fram (46 § SFL). Se Uttaxering steg för steg.

Vanliga frågor

Hur lång kallelsetid har vi? Den som står i era stadgar. SFL anger ingen tid i veckor för samfällighetsföreningar; stadgarna ska däremot ange hur kallelse ska ske (28 §).

Måste alla handlingar bifogas kallelsen? Enligt normalstadgarna ska kallelsen ange var handlingarna finns tillgängliga. Att bifoga dem är bra service, men det är tillgängligheten som är kravet.

Kan vi lägga till ett ärende efter att kallelsen gått ut? Nej, inte för beslut. Ärendet behöver anges i kallelsen. Vid brådskande frågor är alternativet en extra stämma.

Kan medlemmarna tvinga fram en extra stämma? Ja. Begär minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar det, ska stämma hållas (47 § SFL).