Hitta er förening i samfällighetsföreningsregistret

Ny i styrelsen, och ingen vet var föreningens stadgar finns? Bank som vill se vem som är firmatecknare? Uppgifterna finns i samfällighetsföreningsregistret, och de är enklare att komma åt än de flesta tror.

Vad registret är

En samfällighetsförening registreras hos den statliga lantmäterimyndigheten, och hos myndigheten förs ett samfällighetsföreningsregister för de uppgifter som enligt lag ska anmälas för registrering (25 § lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter, SFL). Uppgifterna förs separat för varje län, och en förening hamnar i den del som avser det län där styrelsen enligt stadgarna har sitt säte.

Det är alltså inte Bolagsverket. Ideella föreningar och ekonomiska föreningar finns i andra register — en samfällighetsförening finns hos Lantmäteriet.

Registreringen är det som ger föreningen dess formella existens utåt: den behövs för organisationsnummer, bankkonto och avtal.

Så söker ni fram er förening

1. Börja med namnet. En samfällighetsförenings företagsnamn ska innehålla ordet samfällighetsförening, och namnet ska tydligt skilja sig från andra registrerade föreningar i samma län (29 § SFL). Ingen annan får använda ordet i sitt namn.
2. Sök via Lantmäteriets e-tjänster. Uppgifter ur registret kan begäras ut därifrån; ett registerutdrag är den handling banker normalt vill se.
3. Vet ni inte namnet? Utgå från fastigheten. Gemensamhetsanläggningen och de deltagande fastigheterna framgår av förrättningsakten, som också visar vilken förening som förvaltar anläggningen.
4. Kolla vår föreningskatalog. Vi listar svenska föreningar med deras registeruppgifter på /foreningar/ — sök på namnet och se vad som finns publikt om er förening.

Vad uppgifterna betyder

Organisationsnummer. Föreningens identitet mot bank, Skatteverket och leverantörer.

Stadgar. Till registreringsansökan ska bestyrkta kopior av stadgarna och protokollet från bildandesammanträdet bifogas (26 § SFL). De registrerade stadgarna är de som gäller — inte det utkast som ligger på föreningens webbplats. Här står bland annat hur kallelse till stämma ska ske, se Kallelse till föreningsstämma.

Styrelsen. Föreningen ska anmäla postadress samt styrelseledamöternas fullständiga namn, postadress och personnummer (26 § SFL). Det är dessa uppgifter banken stämmer av mot när någon ska teckna föreningens firma.

Den förvaltade samfälligheten. Vilken eller vilka anläggningar föreningen förvaltar — kopplingen till anläggningsbeslutet. Se Vad är en gemensamhetsanläggning?.

Säte. Avgör i vilken del av registret föreningen förs, och vilken länsstyrelse som är aktuell om föreningen behöver hjälp — exempelvis när styrelsen inte kallar till stämma (47 § SFL).

Uppgifterna är fel eller gamla

Detta är det vanligaste problemet: registret visar en styrelse som avgick för tre år sedan.

Regeln är tydlig. Sker en ändring i fråga om sådant som anmälts enligt 26 § tredje stycket — postadress och styrelseledamöter — ska det genom styrelsens försorg genast anmälas för registrering (39 § SFL).

Alltså: efter varje stämma där styrelsen ändrats gör ni en anmälan. Det är inte något som sker automatiskt bara för att ni protokollfört valet.

Praktisk ordning efter stämman:

1. Justera stämmoprotokollet — det ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast två veckor efter stämman (50 § SFL).
2. Håll konstituerande möte och besluta om firmateckning.
3. Anmäl de nya uppgifterna till Lantmäteriet.
4. Uppdatera banken med registerutdraget och det konstituerande protokollet.

Ska stadgarna ändras är det en separat sak: stadgeändring beslutas av stämman och anmäls för registrering, och ändringen får verkan först när den registrerats.

Om föreningen legat vilande

Det händer oftare än man tror: ingen stämma har hållits på flera år, registret visar en styrelse där någon flyttat eller avlidit, och ingen vet vem som får teckna föreningens firma. Anläggningen finns kvar, kostnaderna finns kvar och medlemskapet följer fortfarande fastigheterna — men beslutsförmågan är borta.

Vägen tillbaka:

1. Ta reda på vad som är registrerat. Registerutdraget visar den senast anmälda styrelsen, och det är den som formellt gäller tills en ny anmälts.
2. Kalla till stämma. Kallar inte styrelsen till ordinarie stämma i enlighet med stadgarna, ska länsstyrelsen på ansökan av en medlem kalla till stämma (47 § SFL). Det är den ventil som finns när ingen styrelse agerar.
3. Välj ny styrelse och håll konstituerande möte.
4. Anmäl genast för registrering (39 § SFL).
5. Reda ut ekonomin. Har uttaxering inte skett på flera år behöver föreningen en stat och en debiteringslängd innan pengar kan tas in — se Uttaxering steg för steg.

Är föreningen dessutom skuldsatt är ordningsföljden viktig: räcker inte tillgängliga medel till en klar och förfallen skuld har styrelsen en skyldighet att agera enligt 43 § SFL, och den skyldigheten är personlig. Se Styrelsens ansvar.

Vad registret inte innehåller

• Medlemmarnas kontaktuppgifter. Förteckningen över deltagande fastigheter, andelstal och ägare för styrelsen själv — se GDPR i medlemsregistret.
• Föreningens ekonomi. Debiteringslängder, budgetar och bokslut registreras inte.
• Andelstalen. De följer av anläggningsbeslutet i förrättningsakten. Se Andelstal — så fördelas kostnaderna.

Vanliga frågor

Vår förening verkar inte finnas i registret. Vad betyder det? Antingen förvaltas samfälligheten genom delägarförvaltning — alltså utan förening — eller så bildades föreningen aldrig formellt eller registrerades aldrig. Utgå från förrättningsakten för anläggningen och gå därifrån.

Kostar det något att få ut uppgifter? Registerutdrag och kopior ur förrättningsakter är normalt avgiftsbelagda. Kolla aktuella avgifter hos Lantmäteriet.

Hur får vi organisationsnummer? Det följer av registreringen hos Lantmäteriet för en samfällighetsförening. En ideell förening ansöker i stället hos Skatteverket — två helt olika processer.

Banken godkänner inte vårt underlag. Vad saknas oftast? Tre saker: ett registerutdrag som är färskt nog, ett konstituerande protokoll som uttryckligen anger vem som tecknar firman och hur (var för sig eller två i förening), och att de personer som anges faktiskt är de som är registrerade hos Lantmäteriet. Stämmer inte protokollet med registret faller ärendet — anmäl ändringen först, hämta utdraget sedan.

Vem får se uppgifterna? Registret är offentligt. Att styrelseledamöters namn syns är en följd av att föreningen är en registrerad juridisk person.