Fullmakt och ombud på stämman

Frågan kommer alltid strax före stämman: "Jag kan inte komma — kan grannen rösta för mig?" Och ibland den mer laddade varianten: någon har samlat in fullmakter från halva området inför en omstridd fråga.

För en samfällighetsförening har lagen ett tydligt huvudsvar på den andra varianten, och det överraskar många.

Ombud får företräda en medlem — en enda, om inte stadgarna säger annat

En medlems rösträtt kan utövas genom ombud. Ett ombud får inte företräda mer än en medlem (49 § andra stycket lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter, SFL). Regeln gäller om inte något annat har bestämts i stadgarna (49 § tredje stycket): stadgarna får tillåta att ett ombud företräder fler.

Titta alltså i era stadgar. Lantmäteriets normalstadgar, som de flesta samfällighetsföreningar utgår från, ändrar inte regeln — där gäller en medlem per ombud.

Regeln innebär att fullmaktsinsamling inte fungerar som maktinstrument på en samfällighetsstämma med vanliga stadgar. Den som har tio fullmakter kan använda en av dem.

Konsekvenser att känna till:

• Röstlängden måste kontrolleras. Utan kontroll upptäcks överskridandet först när någon ifrågasätter beslutet i efterhand.
• Den som kommer själv företräder sig själv och kan dessutom vara ombud för en annan medlem — sammanlagt två röster i röstlängden, en egen och en som ombud.
• För ideella föreningar gäller stadgarna. SFL styr inte dem. Många ideella föreningar tillåter ombud med en gräns, andra tillåter inga alls. Läs stadgarna — se Stadgar: vad de måste innehålla.

Samägda fastigheter

En röstberättigad medlem som är närvarande har en röst, oavsett om han eller hon äger en eller flera delägarfastigheter (49 § första stycket SFL). Det svarar på den ena halvan av frågan — men inte på hur två makar som äger en fastighet tillsammans ska göra.

Praktiskt: fastigheten bär en röst. Ägarna får komma överens om vem som utövar den, och den som kommer ensam behöver fullmakt från de andra delägarna. Kommer de inte överens finns ingen regel som delar rösten — då blir det ingen röst avlagd.

Delägarnas fullmakt till en av dem är inte ett ombudsuppdrag enligt 49 §. Delägaren företräder sin egen fastighet, inte en annan medlem. Den delägaren kan därför dessutom vara ombud för en annan medlem, precis som den som äger en fastighet ensam.

Det är värt att skriva en rad om detta i kallelsen, tillsammans med hur fullmakter ska lämnas in. Se Kallelse till föreningsstämma.

Vad fullmakten ska innehålla

Lagen ställer inga formkrav, men en fullmakt som ska hålla vid en granskning av röstlängden bör ange:

• Fullmaktsgivaren: namn och den fastighet medlemskapet följer.
• Ombudet: namn.
• Vad den avser: vilken stämma, med datum. En fullmakt "tills vidare" är svårare att kontrollera och lättare att ifrågasätta.
• Omfattningen: hela stämman, eller vissa ärenden.
• Datum och underskrift.

Ett exempel som räcker:

FULLMAKT

Jag, Anna Nilsson, ägare av fastigheten Björke 1:12, ger härmed
Bo Ek fullmakt att företräda mig och utöva min rösträtt vid
Björke samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma
den 15 maj 2027.

Ort och datum: Björke 2027-05-02
Underskrift: ______________________

Digitala fullmakter. En skannad eller fotograferad underskrift accepteras av de flesta föreningar. Vill ni ställa högre krav — original på plats, eller e-legitimation — bör det framgå av kallelsen, inte beslutas i dörren.

Kontrollen vid röstlängden

Fullmakter hör hemma i punkt 2 på dagordningen, upprättande och godkännande av röstlängd — se Dagordning för årsstämman.

En arbetsordning som fungerar:

1. Samla in fullmakterna vid ingången, före mötets början.
2. Stäm av mot förteckningen över deltagande fastigheter, andelstal och ägare. Är fullmaktsgivaren verkligen medlem i dag? Efter ett ägarbyte är det den nye ägaren som är medlem — se Fastigheten är såld — så uppdaterar ni medlemsregistret.
3. Kontrollera enmedlemsregeln. Har någon lämnat in fler fullmakter än stadgarna tillåter — en, om stadgarna inte säger annat — får ombudet välja vilken som används.
4. Notera i röstlängden vem som företräds av vem, och med vilket andelstal.
5. Kontrollera betalningsstatus. Den som inte i rätt tid fullgjort sin bidragsskyldighet får delta i förhandlingarna men inte utöva rösträtt (48 § SFL) — och det gäller medlemmen, inte ombudet.
6. Behåll fullmakterna som bilaga till protokollet.

Punkt 5 är den känsligaste. Att inför en samlad stämma påpeka att en granne inte betalat är obehagligt; att låta bli och sedan få beslutet klandrat är värre. Stäm av i förväg och hantera det diskret vid ingången.

Vad ett ombud får och inte får göra

Fullmakten ger rätt att utöva rösträtten. Den gör inte ombudet till medlem.

• Rösta: ja, inom fullmaktens omfattning.
• Yttra sig i frågorna: ja, som företrädare för medlemmen.
• Väljas till styrelsen: nej, inte i kraft av fullmakten. Valbarheten följer av stadgarna och gäller personen själv.
• Begära omröstning efter andelstal: ja — det är en rätt som tillkommer medlemmen, och som utövas genom ombudet. Se Rösträtt: huvudtalsmetoden och andelstalsmetoden.
• Skriva under en handling för medlemmens räkning: bara om fullmakten säger det. En stämmofullmakt är inte en generalfullmakt.

Är fullmakten begränsad till vissa ärenden ska det framgå av röstlängden, så att rösträkningen blir rätt i just de punkterna.

Jäv gäller även ombud

En medlem eller annan får inte, själv eller genom ombud eller som ombud, delta i behandlingen av en angelägenhet där han har ett väsentligt intresse som strider mot föreningens (48 § SFL).

Alltså: man kan inte kringgå jäv genom att skicka någon annan, och ett ombud som själv är jävigt i en fråga får inte rösta i den — inte ens för någon annans räkning. Se Jäv i styrelsen.

Vanliga frågor

Kan en styrelseledamot vara ombud för en medlem? Ja, med samma begränsning som alla andra: högst en medlem om inte stadgarna säger annat, och inte i frågor där ledamoten är jävig.

Måste fullmakten vara i original? Lagen kräver det inte. Ställer föreningen krav på original ska det stå i kallelsen, så att ingen nekas rösträtt på ett villkor de inte kände till.

Vad gör vi om någon kommer med tre fullmakter? Ombudet får företräda en av medlemmarna, om inte stadgarna tillåter fler. Anteckna i röstlängden vilken, och informera gärna i god tid före stämman om regeln, så att övriga medlemmar hinner lösa sin representation på annat sätt.

Kan man rösta per post eller i förväg? SFL har ingen sådan ordning för samfällighetsföreningar. Poströstning förutsätter stöd i stadgarna, och även då bör förfarandet vara beskrivet i kallelsen.

Gäller enmedlemsregeln i vår ideella förening? Nej. 49 § SFL gäller samfällighetsföreningar. En ideell förening styrs av sina stadgar — och saknar stadgarna en regel om ombud är det värt att införa en innan frågan blir akut.