Fastigheten är såld — så uppdaterar ni medlemsregistret

I en samfällighetsförening väljer man inte sina medlemmar. Medlemskapet följer fastigheten: den som köper huset blir medlem samma dag som han eller hon tillträder, och den som säljer upphör att vara det.

Styrelsens uppgift vid ett ägarbyte är därför inte att pröva någon ansökan. Den är ren registervård — och en fråga om vem som ska betala vad.

Medlemskapet följer fastigheten

En samfällighetsförenings medlemmar utgörs av delägarna i samfälligheten (17 § lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter, SFL). Delägare är den som äger en deltagande fastighet. Ingen ansökan, ingen antagning, ingen möjlighet att tacka nej.

Det betyder också att styrelsen inte kan utesluta någon. Missnöje med en medlem hanteras med de verktyg lagen ger — inte med medlemskapet. Se När en medlem inte betalar.

Vem betalar en redan beslutad uttaxering?

Här finns en regel som få känner till och som avgör de flesta tvisterna.

Övergår en delägarfastighet till en ny ägare på annat sätt än genom försäljning på exekutiv auktion, svarar den nye ägaren tillsammans med den förre gentemot föreningen för obetalt belopp som dessförinnan påförts den förre ägaren enligt 42 eller 43 § SFL — förutsatt att beloppet inte förfallit till betalning tidigare än ett år före den bestämda tillträdesdagen. Mot den nye ägaren anses beloppet förfallet på tillträdesdagen, om det inte enligt debiteringslängden förfaller senare (44 § SFL).

Vad det innebär i praktiken:

• Föreningen förlorar inte sin fordran vid ett ägarbyte. Den kan vända sig mot båda.
• Ettårsgränsen räknas bakåt från tillträdesdagen. Äldre obetalda belopp omfattas inte av den nye ägarens ansvar.
• Köparen bör kontrollera om det finns obetalda belopp innan tillträdet — och säljaren bör räkna med att det kommer upp.

Föreningen behöver alltså inte "godkänna" ägarbytet eller kräva att skulden regleras innan den nye ägaren tas in i registret. Fordran består.

Så får styrelsen reda på försäljningen

Ingen är skyldig att ringa styrelsen dagen efter kontraktsskrivningen, och det är här registret oftast halkar efter. Fyra praktiska källor:

1. Säljaren eller köparen hör av sig. Vanligast, men opålitligt. Gör det lätt: ett kort formulär eller en mejladress på webbplatsen som mäklare kan använda.
2. Mäklaren begär uppgifter. Vid en försäljning frågar mäklaren ofta efter avgifter, stadgar och kommande arbeten. Passa på att be om tillträdesdatum och köparens kontaktuppgifter i samma vända.
3. Fastighetsregistret. Lagfarten visar ägaren. Det är den formellt riktiga källan, men den släpar efter tillträdet.
4. Avin kommer i retur. Den dyraste vägen att få veta — undvik den.

Ett stående mejl till mäklarna i området, med föreningens uppgifter och en fråga om tillträdesdatum, är den billigaste förbättring en styrelse kan göra på den här punkten.

Vad som ska uppdateras

Styrelsen ska enligt Lantmäteriets normalstadgar föra förteckning över deltagande fastigheter, deras andelstal och ägare. Vid varje ägarbyte:

• Byt ägare på fastigheten — inte bara adressen.
• Behåll andelstalet. Det följer fastigheten och ändras inte av en försäljning. Se Andelstal — så fördelas kostnaderna.
• Notera tillträdesdagen. Den styr ansvaret enligt 44 § SFL.
• Uppdatera kontaktuppgifter för utskick och avier.
• Kontrollera obetalda belopp och bestäm hur de ska drivas in.
• Uppdatera röstlängdsunderlaget inför nästa stämma — se Dagordning för årsstämman.

Sker bytet mellan att debiteringslängden framlagts och att avierna går ut: skicka avin till rätt person enligt längden, och hantera fördelningen mellan köpare och säljare som den civilrättsliga fråga den är. Det är inte föreningens sak att göra avräkningen mellan parterna.

Vad den nye ägaren behöver veta

Ett välkomstbrev är den billigaste investering en styrelse gör. Den som just flyttat in vet sällan att medlemskapet är obligatoriskt, vad andelstalet betyder eller när avgiften kommer. Ta med:

• Vad föreningen förvaltar och vad det innebär i praktiken — vem plogar, vem sköter vad, vad medlemmarna gör själva.
• Fastighetens andelstal och vad årets avgift blev.
• När uttaxeringen beslutas och när den förfaller.
• Stämmodatum och hur kallelse sker.
• Kontaktuppgifter till styrelsen, och hur man anmäler fel.
• Var stadgar och protokoll finns.
• Kort dataskyddsinformation: vilka uppgifter föreningen registrerar och varför.

Skriv brevet en gång och återanvänd det. Uppdatera bara avgiften och stämmodatumet.

Personuppgifter vid ägarbyte

Den tidigare ägarens kontaktuppgifter ska inte ligga kvar för alltid. När medlemskapet upphört saknas normalt ändamål för att fortsätta behandla telefonnummer och e-postadress — undantaget är underlag som hör till bokföringen, som ska bevaras i sju år, och uppgifter som behövs för en pågående fordran.

Den nye ägarens uppgifter samlas in för föreningens förvaltning. Informera kort om vad ni registrerar och varför, gärna i välkomstbrevet. Se GDPR i medlemsregistret.

En rutin som håller

1. Ta emot uppgiften om ägarbyte (formulär, mäklare eller lagfart).
2. Verifiera mot fastighetsregistret vid osäkerhet.
3. Uppdatera förteckningen: ägare, tillträdesdag, kontaktuppgifter.
4. Kontrollera obetalda belopp och besluta om åtgärd.
5. Skicka välkomstinformation: stadgar, avgifter, kommande stämma, dataskyddsinformation.
6. Gallra den tidigare ägarens kontaktuppgifter när fordringar är reglerade.

Rutinen tar tio minuter per ägarbyte om registret är i ordning. Sker den inte alls blir det en halvdags arkeologi inför nästa uttaxering — se Från Excel till digitalt medlemsregister.

Vanliga frågor

Kan vi vägra ta in den nye ägaren som medlem? Nej. Medlemskapet följer delägarskapet i samfälligheten.

Säljaren har obetalda avgifter. Kan vi kräva köparen? Under förutsättningarna i 44 § SFL svarar den nye ägaren tillsammans med den förre, för belopp som inte förfallit tidigare än ett år före tillträdesdagen.

Måste vi anmäla ägarbytet till Lantmäteriet? Nej. Det som ska anmälas för registrering är ändringar i föreningens postadress och styrelse (39 § SFL). Medlemsförteckningen för styrelsen själv.

Fastigheten har två ägare. Hur många röster har de? En röstberättigad medlem som är närvarande har en röst, oavsett om han eller hon äger en eller flera delägarfastigheter (49 § SFL). Samägande hanteras i röstlängden — se Rösträtt: huvudtalsmetoden och andelstalsmetoden.