Stadgar: vad de måste innehålla

Stadgarna är föreningens interna lag. De avgör hur lång kallelsetiden är, när räkenskapsåret slutar, hur många ledamöter styrelsen har och hur revisionen ska gå till — frågor som styrelsen möter varje år och som ingen annan källa svarar på.

Kraven ser helt olika ut beroende på föreningstyp, och det är där de flesta misstagen börjar.

Samfällighetsförening: lagen räknar upp innehållet

För en samfällighetsförening är stadgarnas innehåll reglerat. Enligt 28 § lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter, SFL, ska stadgarna innehålla uppgifter om:

• föreningens företagsnamn,
• den samfällighet som förvaltas av föreningen och grunderna för förvaltningen,
• den ort där styrelsen ska ha sitt säte,
• hur styrelsen ska vara sammansatt och hur den ska utses, samt grunderna för dess beslutförhet,
• hur revision av styrelsens förvaltning ska ske,
• föreningens räkenskapsperiod,
• grunderna för fondavsättning enligt 19 § andra stycket,
• hur ofta ordinarie föreningsstämma ska hållas,
• det sätt på vilket kallelse till föreningsstämma ska ske och hur andra meddelanden ska komma till medlemmarnas kännedom.

Två observationer som får praktiska följder.

Kallelsetiden står här — inte i lagen. SFL anger ingen frist i veckor. Det är stadgarna som säger hur kallelse ska ske, och i Lantmäteriets normalstadgar är antalet veckor en lucka föreningen fyller i. Se Kallelse till föreningsstämma.

Revisionen står här. Lagen kräver att stadgarna anger hur revision ska ske, men detaljerna — antal revisorer, mandattid, när berättelsen ska vara klar — är föreningens eget val. Se Ansvarsfrihet och revisorernas granskning.

Normalstadgarna som utgångspunkt

Lantmäteriet tillhandahåller normalstadgar för samfällighetsföreningar. De är uppbyggda som ett formulär med luckor: antal ledamöter, mandattider, kallelsetid, räkenskapsperiod, lägsta årliga fondavsättning, i vilken månad ordinarie stämma ska hållas.

Fördelen är att de uppfyller 28 § och är kända hos Lantmäteriet. Nackdelen är att en förening som fyllt i dem slarvigt sitter med luckor som ingen förstår tio år senare — "kallelse senast två veckor" kan ha varit rimligt när alla bodde permanent, men inte i ett fritidshusområde.

Läs igenom era ifyllda luckor en gång. Det tar tjugo minuter och besvarar de flesta återkommande frågorna i styrelsen.

Ideell förening: ni skriver dem själva

För ideella föreningar finns ingen motsvarande lag. Det finns inget register att anmäla stadgarna till och ingen myndighet som granskar dem. Praxis och föreningsrättsliga principer fyller ut, men i grunden gäller det ni själva skrivit. Vad som gör föreningen till en juridisk person står i Vad är en ideell förening?.

Ett fungerande minimum:

• Namn, säte och ändamål. Ändamålet är viktigare än det ser ut — det avgör vad föreningen får göra och används vid prövning av allmännyttighet.
• Medlemskap: vem som kan bli medlem, hur man blir det, hur det upphör, och under vilka förutsättningar någon kan uteslutas.
• Medlemsavgift: vem som beslutar den.
• Årsmöte: när det hålls, hur kallelse sker och med vilken frist, vilka ärenden som ska behandlas, motionstid.
• Styrelse: antal ledamöter, mandattid, beslutförhet, firmateckning.
• Revision: antal revisorer och deras uppdrag.
• Räkenskapsår.
• Rösträtt och majoritetskrav, inklusive vad som gäller vid lika röstetal.
• Stadgeändring: vilken majoritet som krävs, och om ett eller två möten behövs.
• Upplösning: hur beslutet fattas och vad som händer med tillgångarna.

Den sista punkten glöms nästan alltid, och den är den som ställer till mest när den behövs.

Så ändrar ni stadgarna

I en samfällighetsförening: vid omröstning i en fråga om ändring av stadgarna har varje röstberättigad medlem en röst, oavsett om han eller hon äger en eller flera delägarfastigheter (52 § SFL). Beslutet ska anmälas för registrering, och en stadgeändring får verkan först när den registrerats. Kontrollera dessutom vad era egna stadgar kräver i majoritet.

I en ideell förening: stadgarna själva anger kravet. Vanligt är två på varandra följande möten, eller kvalificerad majoritet på ett.

Praktisk ordning i båda fallen:

1. Styrelsen tar fram förslaget, med både nuvarande och föreslagen lydelse.
2. Förslaget anges som ärende i kallelsen — annars kan det inte beslutas.
3. Stämman beslutar, och protokollet återger röstsiffrorna.
4. Samfällighetsförening: anmäl ändringen för registrering.
5. Publicera den nya versionen och arkivera den gamla med datum.

Läs igenom era stadgar en gång om året

En halvtimme på det konstituerande mötet besvarar de flesta frågor som annars dyker upp mitt i ett ärende. Anteckna svaren på de här nio, så har styrelsen sitt eget faktablad:

1. Vilken månad ska ordinarie stämma hållas?
2. Hur lång är kallelsetiden, och hur ska kallelse ske?
3. När går motionstiden ut?
4. Vilken räkenskapsperiod har föreningen?
5. Hur många ledamöter och suppleanter ska styrelsen ha, och på vilka mandattider?
6. När är styrelsen beslutför?
7. Hur många revisorer, och när ska revisionsberättelsen vara klar?
8. Vilket lägsta belopp ska årligen avsättas till underhålls- och förnyelsefonden?
9. Vad krävs för att ändra stadgarna?

Fråga 2 och 8 är de som oftast överraskar — den ena för att alla trodde att lagen satte fristen, den andra för att beloppet fylldes i vid bildandet och aldrig justerats sedan dess.

Vanliga fallgropar

• Kallelsetid som inte fungerar för medlemmarnas verkliga situation.
• Räkenskapsår som krockar med stämmomånaden, så att bokslut och revision aldrig hinner bli klara i tid. Se Årshjul för styrelsen.
• Otydlig firmateckning — den vanligaste orsaken till att bankärenden fastnar. Se Firmateckning och bankärenden.
• Stadgar som strider mot tvingande lag. I en samfällighetsförening går lagen före; en klausul som säger annat är verkningslös.
• Två versioner i omlopp — en på webbplatsen och en registrerad. Den registrerade gäller.

Vanliga frågor

Var hittar vi våra registrerade stadgar? Hos Lantmäteriet, som en del av samfällighetsföreningsregistret. Se Hitta er förening i samfällighetsföreningsregistret.

Kan stämman besluta något som strider mot stadgarna? Nej. Styrelsen ska dessutom handha föreningens angelägenheter i överensstämmelse med lagen, stadgarna och stämmobesluten, i den mån beslutet inte strider mot lag eller stadgar (35 § SFL).

Måste en ideell förening ha skriftliga stadgar? För att räknas som juridisk person förutsätts normalt stadgar och en vald styrelse. Utan skriftliga stadgar blir dessutom varje tvist om vad som gäller mycket svårare att lösa.

Vem tolkar stadgarna vid oenighet? I första hand stämman. Består oenigheten är det en rättslig fråga — och en av de situationer där en timmes juridisk rådgivning är väl använda pengar.