Budgeten: utgifts- och inkomststat

I en samfällighetsförening heter budgeten inte budget. Den heter utgifts- och inkomststat, och skillnaden är inte språklig nyckfullhet: staten är det dokument stämman godkänner och som uttaxeringen räknas fram ur.

Ordet förekommer också omvänt, inkomst- och utgiftsstat. Det är samma dokument, men lagen och Lantmäteriets normalstadgar skriver utgifts- och inkomststat.

Innan uttaxering sker ska styrelsen upprätta en utgifts- och inkomststat för föreningen, och staten föreläggs föreningsstämman för godkännande (41 § lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter, SFL).

Vad staten ska innehålla

Lagen ställer inga formkrav på uppställningen, men tre saker följer av 41 § och av hur staten används:

• Alla utgifter föreningen räknar med under perioden — drift, underhåll, administration, försäkring, arvoden.
• Alla inkomster utöver uttaxeringen — räntor, ersättningar, eventuella intäkter från annan verksamhet. För en vägförening är det ofta statsbidraget från Trafikverket.
• Fondavsättningen. Ska föreningen göra fondavsättning enligt 19 § andra stycket SFL ska det framgå av staten. Se Underhållsfond och avsättning enligt 19 § SFL.

Differensen mellan utgifter och övriga inkomster är det som ska tas in genom uttaxering — bidrag i pengar uttaxeras av medlemmarna om föreningens medelsbehov inte täcks på annat sätt (40 § SFL).

Ett enkelt exempel:

Utgifter
  Vinterväghållning                85 000
  Grus och beläggningsunderhåll     40 000
  Belysning, el                     18 000
  Försäkring                        12 000
  Administration och arvoden        25 000
  Avsättning underhållsfond         50 000
  Summa utgifter                   230 000

Inkomster utöver uttaxering
  Ränta                              2 000
  Summa                              2 000

Att uttaxera                       228 000

Beloppet längst ned är det som fördelas på andelstalen i debiteringslängden — se Uttaxering steg för steg.

Verksamhetsgrenar räknas var för sig

Gäller olika bestämmelser om skyldigheten att delta i kostnader för skilda verksamhetsgrenar, ska inkomsterna och utgifterna för varje gren beräknas för sig. Gemensamma inkomster och utgifter fördelas på verksamhetsgrenarna efter vad som är skäligt (41 § andra stycket SFL).

Har föreningen väg och VA med olika andelstal blir staten alltså två uppställningar plus en fördelningsnyckel för det gemensamma — försäkringen, administrationen, revisionen.

Det hänger ihop med en regel som gäller pengarna efteråt: medel som är hänförliga enbart till en viss verksamhetsgren får varken användas för ändamål utanför grenen eller sammanblandas med andra medel (45 § SFL). Två grenar i staten betyder alltså två uppföljningar i redovisningen.

Från underhållsplan till budgetpost

Den vanligaste svagheten i en stat är att den bara innehåller nästa års kostnader. Underhållsplanen finns till för att fylla luckan:

1. Ta årets planerade åtgärder ur underhålls- och förnyelseplanen.
2. Lägg in dem som utgift, eller som uttag ur fonden om de ska finansieras därifrån.
3. Räkna fram årets avsättning ur planen som helhet, inte ur årets behov.
4. Kontrollera fondens ställning — täcker den det planen förutsätter?

Utan det steget blir staten en driftbudget, och underhållet finansieras med panikuttaxering den dag vägen måste göras om.

Vad stämman faktiskt godkänner

Staten föreläggs stämman för godkännande. I Lantmäteriets normalstadgar behandlas den under punkt 10 tillsammans med debiteringslängden — se Dagordning för årsstämman.

Enligt normalstadgarna ska förvaltningsberättelse, revisionsberättelse och utgifts- och inkomststat dessutom finnas tillgängliga för medlemmarna före stämman, och kallelsen ska ange var. Se Kallelse till föreningsstämma.

Godkännandet binder styrelsen. Det betyder inte att varje krona är låst — men avvikelser ska rymmas inom det stämman beslutat, och en utgift som spränger ramen behöver antingen omprioriteras eller tas till en extra stämma.

Räcker inte tillgängliga medel till en klar och förfallen skuld har styrelsen dessutom en uttrycklig skyldighet att upprätta en särskild debiteringslängd och omedelbart ta ut vad som fordras — annars är ledamöterna solidariskt ansvariga för skulden (43 § SFL). Se Styrelsens ansvar.

Så följer ni upp mot staten under året

Staten är inte bara ett underlag för uttaxeringen — den är styrelsens kontrollinstrument. En uppföljning som tar tio minuter per styrelsemöte:

Tre frågor att ställa vid varje avstämning: ligger någon post påtagligt fel, finns det något beslutat som inte syns i utfallet ännu, och räcker likviditeten till det som återstår av året?

Den sista frågan är inte akademisk. Räcker inte tillgängliga medel till en klar och förfallen skuld ska styrelsen agera enligt 43 § SFL — och underlåtenhet där är personlig. Att upptäcka det i november är hanterbart; att upptäcka det när leverantören skickar inkassokrav är det inte.

Vanliga misstag

• Fondavsättningen saknas. Vanligast av alla, och ett lagbrott för föreningar som omfattas av 19 § andra stycket SFL.
• Nettobelopp i stället för bruttobelopp. Efter HFD:s avgöranden 2024 är uttaxering inte momspliktig, vilket också betyder att ingående moms inte dras av. Kostnaderna i staten ska vara vad föreningen faktiskt betalar. Se Moms i samfällighetsföreningar efter HFD-domen.
• Ingen buffert för det oförutsedda. En trumma som rasar mitt i vintern väntar inte på nästa stämma.
• Verksamhetsgrenar hopslagna trots olika andelstal.
• Föregående års stat kopierad utan att kostnadsnivåerna stämts av mot verkliga avtal.

Vanliga frågor

Måste staten avse ett kalenderår? Den följer föreningens räkenskapsperiod, som anges i stadgarna (28 § SFL).

Kan stämman ändra styrelsens förslag? Ja. Det är stämman som godkänner staten, och den kan justera poster. Ändringar som påverkar totalbeloppet påverkar också debiteringslängden — de två hänger ihop.

Vad händer om vi inte hinner upprätta staten före stämman? Då kan uttaxering inte beslutas, eftersom staten ska upprättas innan uttaxering sker. Alternativet är en extra stämma när underlaget är klart.

Vad gör vi med ett underskott från förra året? Det behöver täckas i årets stat, antingen genom en högre uttaxering eller genom att kostnader skjuts fram. Att låta underskottet ligga kvar är den vanligaste vägen in i situationen där tillgängliga medel inte räcker till en förfallen skuld — och där träder 43 § SFL in.

Kan vi budgetera ett överskott? Ett rimligt påslag för oförutsett är normalt. Uppkommer ett överskott som ska fördelas sker det enligt normalstadgarna efter medlemmarnas andelar i samfälligheten.