Medlemsavgifter, fakturor och påminnelser

Nästan varje förening tar förr eller senare beslutet: "vi inför en påminnelseavgift på femtio kronor". Beslutet fattas på stämman, protokollförs och läggs in i fakturasystemet.

I många fall är avgiften ändå inte utkrävbar. Regeln som avgör saken står inte i föreningens stadgar utan i inkassolagstiftningen, och den ställer ett krav som en förening inte alltid kan uppfylla.

Först: vad avgiften grundas på

I en ideell förening beslutas medlemsavgiften i den ordning stadgarna anger — oftast av årsmötet. Medlemskapet är frivilligt och avtalsliknande: den som går med accepterar villkoren.

I en samfällighetsförening finns ingen avgift i den meningen. Där uttaxeras bidrag genom debiteringslängd som framläggs på stämman, med belopp, vad som belöper på varje medlem och när betalning ska ske (42 § lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter). Se Uttaxering steg för steg.

Skillnaden spelar roll längre ner: den ena bygger på ett avtalsliknande medlemskap, den andra på ett lagreglerat förfarande där medlemskapet är tvingande.

En faktureringsrutin som håller

1. Stäm av registret först. Fel mottagare är den vanligaste orsaken till obetalda avier — särskilt efter ägarbyten. Se Fastigheten är såld — så uppdaterar ni medlemsregistret.
2. Skicka i god tid före förfallodagen. I en samfällighetsförening är förfallodagen bestämd i debiteringslängden, inte av när avin råkar skickas.
3. Skriv ut vad avgiften avser och vilket beslut den vilar på — stämmodatum, och för en samfällighet gärna andelstalet beloppet räknats fram ur.
4. Ange betalningsuppgifter tydligt: bankgiro, OCR eller referens, och belopp.
5. Bevaka inbetalningarna vid en bestämd tidpunkt, inte när någon råkar titta.
6. Spara underlaget. Räkenskapsinformation ska bevaras i sju år.

Påminnelseavgiften — regeln som fäller de flesta beslut

Gäldenären är skyldig att utge ersättning för en skriftlig betalningspåminnelse om avtal om detta har träffats senast i samband med skuldens uppkomst (2 § lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m.).

Läs villkoret noga. Det räcker inte att föreningen bestämt sig; det ska finnas ett avtal, och det ska ha funnits senast när skulden uppstod.

För en samfällighetsförening är detta svårt att uppfylla. Betalningsskyldigheten följer av uttaxeringen enligt SFL, inte av ett avtal medlemmen ingått — medlemskapet följer fastigheten och kan inte väljas bort. Ett stämmobeslut om påminnelseavgift skapar därför inte i sig den avtalsgrund 2 § kräver. Villaägarnas samfällighetsverksamhet har gjort samma bedömning: sådana avgifter blir i praktiken frivilliga att betala.

För en ideell förening är läget bättre men inte automatiskt. Står villkoret i stadgarna eller i de villkor medlemmen accepterade när avgiften uppstod, finns ett avtalsförhållande att luta sig mot. Beslutas avgiften efter att skulden uppstått gäller den inte för den skulden.

Vad ni däremot har rätt till

Ersättning för inkassokrav. Gäldenären är skyldig att utge ersättning för krav rörande skulden om ett kravbrev utformat enligt 5 § inkassolagen har lämnats över eller sänts till gäldenären (3 § 1). Här krävs inget avtal — bara att kravet uppfyller lagens krav på utformning och god inkassosed.

Ersättning för amorteringsplan, om planen tillkommit i samråd med gäldenären, satts upp skriftligt och lämnats över (3 § 2).

Beloppen är lagreglerade. Ersättning ska betalas, om det inte finns särskilda skäl till annat, med högst:

Ersättningsskyldigheten gäller dessutom endast kostnader som varit skäligen påkallade för att ta till vara borgenärens rätt (4 §).

Dröjsmålsränta enligt räntelagen är en annan sak än avgifterna och förutsätter i regel en bestämd förfallodag — vilket en korrekt debiteringslängd ger.

Förseningsersättning (den på 450 kronor som ofta nämns) gäller mellan näringsidkare i deras yrkesmässiga verksamhet, och mellan näringsidkare och myndigheter (4 a §). Den träffar inte en medlem i en förening.

Från påminnelse till indrivning

En arbetsordning som fungerar och som inte slarvar bort rättigheter:

1. Vecka 1 efter förfallodagen: vänlig påminnelse. Kontrollera samtidigt att avin gick till rätt person.
2. Vecka 3: personlig kontakt. Erbjud vid behov en avbetalningsplan — och dokumentera den skriftligt, både för tydlighetens skull och för att en amorteringsplan är ersättningsgill.
3. Vecka 5: inkassokrav enligt 5 § inkassolagen. Nu blir ersättningen på 180 kronor aktuell.
4. Vecka 8: beslut i styrelsen om vidare åtgärd, protokollfört.
5. Därefter: för en samfällighetsförening — ansökan om verkställighet hos Kronofogden med debiteringslängden som grund. Se När en medlem inte betalar. För en ideell förening: vanlig fordringshantering, betalningsföreläggande.

För samfällighetsföreningar finns ett skäl att inte låta det dra ut: förmånsrätten för fordran gäller bara belopp som inte förfallit tidigare än ett år före utmätning eller konkursansökan.

Bokföringen av obetalda avgifter

• Fordran kvarstår tills den betalas, skrivs av eller preskriberas.
• Redovisa osäkra fordringar för sig, så att stämman ser den verkliga ställningen. Se Bokföring i ideell förening — vad krävs?.
• Avskrivning är ett beslut, inte något som sker av sig självt — protokollför det.
• Ett underskott till följd av obetalda avgifter kan i en samfällighetsförening utlösa skyldigheten i 43 § SFL att upprätta särskild debiteringslängd. Se Styrelsens ansvar.

Vanliga frågor

Kan stämman besluta om en påminnelseavgift? Stämman kan besluta att föreningen tar ut den. Om medlemmen är skyldig att betala den avgörs av 2 § lagen om ersättning för inkassokostnader — och i en samfällighetsförening saknas normalt det avtal paragrafen kräver.

Får vi ta ut en faktureringsavgift? Samma logik: den behöver en grund som medlemmen är bunden av. En avgift som bara beslutats internt är svår att kräva in.

Vad kostar det oss att skicka till inkasso? Anlitar ni ett inkassoombud tillkommer deras arvode, som inte alltid i sin helhet kan övervältras på gäldenären — ersättningen är begränsad till vad som varit skäligen påkallat.

Hur länge kan vi vänta? Fordringar preskriberas, och för en samfällighetsförening urholkas dessutom förmånsrätten efter ett år från förfallodagen. Agera i månader, inte år.